A dispetto di ciò che possiamo immaginare è sempre più frequente l’acquisto di macchine distruggi documenti. D’altra parte, dopo l’entrata in vigore del nuovo Regolamento sulla privacy (GDPR) lo scorso 25 maggio, che stabilisce misure molto più severe sul trattamento dei dati personali, i tritadocumenti sono diventati quasi indispensabili.
Ma come scegliere il miglior distruggidocumenti? Gli aspetti da prendere in considerazione sono diversi ma, come per qualsiasi acquisto, bisogna partire da una prima riflessione: a cosa ci serve? Ovvero, che utilizzo dobbiamo farne?
Una prima selezione dei prodotti va fatta a partire dal numero stimato di documenti che si devono distruggere, che può variare molto nel caso in cui siamo alla ricerca di un distruggi documenti professionale per l’ufficio o viceversa per uso domestico.
Frequenza di utilizzo
È necessario quindi stimare quante persone hanno bisogno di usare la macchina e il numero dei fogli che devono essere distrutti per volta (capacità dei fogli).
- uso sporadico (10/20 passaggi al giorno): distruggi documenti che tagliano circa 5/8 fogli per volta. Adatti per la casa o i piccoli uffici.
- uso moderato (25/50 passaggi al giorno): distruggi documenti che tagliano fino a 13 fogli per volta;
- uso intenso (50/100 passaggi al giorno): distruggi documenti che tagliano fino a 17 fogli al giorno. Adatto alle aziende che trattano quotidianamente dati sensibili
- uso molto intenso (oltre 100 passaggi al giorno): distruggi documenti che tagliano più di 30 fogli al giorno. Adatto alle grandi aziende
Livello di sicurezza
Un altro aspetto da considerare è quello relativo alla sicurezza, che dipende dalla sensibilità dei dati presenti nei documenti da distruggere. Le categorie di sicurezza sono suddivise in ‘livelli DIN’, che corrispondono sostanzialmente alla dimensione e al tipo di taglio: più piccola è la larghezza delle strisce maggiore è la classe di sicurezza del distruggi carte.
Per semplificare:
- Taglio a strisce: generalmente entry level. Massimo livello di sicurezza raggiunto: 2. Fogli distrutti in 30/50 strisce
- Taglio a frammento: può soddisfare il livello 3. Fogli distrutti in più di 300 strisce
- Taglio a microframmento: soddisfa classi di sicurezza superiore a 4. Riduce i fogli in più di 2000 pezzi.
Altri aspetti da considerare
Nella scelta del miglior distruggidocumenti, va infine considerata la presenza o meno di alcuni dispositivi.
Soprattutto se l’uso è domestico, è bene che la macchina sia dotata di sistemi di sicurezza (come ad esempio lo spegnimento automatico in caso di rilevazione di una presenza eccessivamente vicina, pensiamo ai bambini). Se usiamo frequentemente il tritacarte, è preferibile che sia dotato di un sistema anti inceppamento, che in alcuni casi sono anche preventivi, con dei dispositivi che rilevano rischi potenziali.
Attenzione infine al risparmio energetico. Soprattutto nel caso di distruggi documenti professionale, è importante scegliere una macchina che garantisca bassi consumi, grazie ad alcune funzionalità, come l’auto-spegnimento in caso di inattività.
